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Le secrétariat externalisé : une opportunité pour les cabinets d'avocats

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Le secrétariat externalisé

Pour les cabinets d'avocats, l'externalisation du travail de secrétariat présente un grand nombre d'avantages. La délégation de certaines tâches administratives vous permettra de vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

Le secrétariat externalisé c'est quoi ?

Le secrétariat externalisé a pour but de faciliter les tâches administratives d'une entreprise. Les missions du prestataire peuvent varier et changer en fonction de l'entreprise. En général, il sera amené à gérer la réception des appels téléphoniques et à gérer les agendas. D'autres tâches peuvent s'ajouter à sa mission. Il pourra assurer la prise de rendez-vous et le transfert des appels urgents. Le secrétariat externalisé est considéré comme une opportunité dans les cabinets d'avocats. C'est une occasion de réduire vos coûts et vos charges. Vous mettez en avant une économie de temps tout au long de la journée.

De nos jours, le cabinet d'avocat préfère cette solution d'externalisation pour une meilleure efficacité. En effet, le secrétaire externe est opérationnel à tous les niveaux. Il pourra même vous aider en proposant des recommandations purement stratégiques. Il contribue efficacement à l'évolution de votre cabinet en tenant compte de vos directives. Pour une société juridique, le secrétariat externalisé permettra de se concentrer sur la compétence juridique. Il pourra également suivre toutes les dépenses superflues en temps réel. 

Une assistance administrative spécialisé pour les avocats

En faisant appel à une assistance administrative spécialisée dans les services juridiques, vous valorisez la qualité des flux de travail. Vous n'avez pas besoin de perdre votre temps dans les tâches non facturables. Pour garantir les résultats souhaités, vous devez donner de l'importance aux domaines d'application du service d'externalisation.

La gestion d'un cabinet d'avocat n'est pas une mince affaire. Le secrétariat téléphonique pourra vous aider dans la préparation des rendez-vous. Comme vous serez entre les audiences tout au long de la semaine, il est indéniable d'avoir une permanence téléphonique. Vous n'aurez plus à vous soucier des échanges téléphoniques à réaliser avec vos clients. Tous vos dossiers clients seront à jour. Avec l'aide du secrétaire externe, vous bénéficierez de toutes les informations nécessaires à votre prochain rendez-vous. Vous pouvez opter pour une externalisation juridique. Le service de secrétariat externalisé pourra assurer les différentes missions (rédaction de contrat, examen et suivi des documents, préparations aux différentes recherches). Le soutien de ce service pourra apporter des effets positifs à votre cabinet juridique. Le secrétaire sera facturé d'un montant fixe.

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

Pour un avocat, il est préférable de recourir au service d'un secrétaire externe. C'est avant tout une occasion de bénéficier d'un service orienté vers la flexibilité. Le travail de secrétaire peut devenir difficile à gérer en interne. L'intérêt de l'externalisation est multiple. Vous n'aurez pas à vous occuper de la gestion des indemnités de précarité, de la TVA, des congés payés, etc. Votre travail est uniquement orienté vers le développement de votre entreprise. Vous aurez l'occasion de voir grandir votre structure. Vous ne risquez pas de vous attarder sur des formalités et des tâches complexes. En embauchant un secrétaire externe, vous éviterez le paiement des différentes charges salariales.

En optant pour l'externalisation du travail de secrétariat, vous ne serez pas engagé dans le temps. C'est un moyen de gérer convenablement votre budget. Vous avez pleinement le droit de fixer les horaires de travail. Vous devez les définir en fonction des besoins de votre cabinet d'avocats. Grâce à la flexibilité du service de secrétariat externalisé, vous pouvez accroître selon votre rythme en tenant compte de votre budget.

Pour gagner du temps, de l'argent et de la sérénité

Recourir au service d'un secrétariat externe vous permettra de gagner du temps. En confiant les différentes tâches à un prestataire à distance, vous donnez de l'importance à votre liberté. Vous aurez ainsi le temps de rechercher de nouveaux collaborateurs et de recevoir davantage de clients dans votre cabinet d'avocat. En se tournant vers cette alternative, vous obtiendrez des prestations à la hauteur de vos besoins.

Le secrétaire pourra réaliser de multiples tâches et missions. Il pourra réaliser la saisie des documents, le suivi des fichiers clients, la mise à jour des bases de données et les différentes relances. A cela peut s'ajouter d'autres tâches comme l'établissement de factures et de devis.

La solution d'externalisation a pour objectif de réduire votre stress. Vous n'aurez pas à gérer des tâches supplémentaires en plus de votre travail. Pour le développement de votre cabinet d'avocat, il est crucial d'opter pour des choix de simplicité concernant la réalisation des différentes tâches administratives. Vous ferez également un gain d'argent non négligeable. Vous n'aurez pas à dépenser pour le recrutement d'un nouveau collaborateur. Il ne sera pas nécessaire de procéder à l'achat de nouveaux matériels.

Pour bien choisir votre prestataire, il est primordial de mettre l'accent sur vos besoins. Il faudrait faire une sélection en tenant compte des expériences, de la disponibilité et des capacités rédactionnelles. D'autres compétences et qualifications pourront être prises en compte.

Consultez également notre article : comment mettre votre site internet en conformité avec le nouveau règlement RGPD ?

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