Organiser une assemblée générale de copropriétaire en ligne

Dans une copropriété, une assemblée générale des copropriétaires doit avoir lieu au moins une fois tous les ans. Il s'agit d'une réunion pour parler des décisions communes relatives à la copropriété. Désormais, elle peut être organisée en visioconférence en toute légalité. Grâce à cet article, vous allez comprendre le fonctionnement d'une assemblée générale en ligne, ses avantages et ses conditions de réussite.

Quels sont les avantages d'une assemblée générale de copropriétaire en ligne ?

Organiser une assemblée générale de copropriétaire en ligne permet des avantages non négligeables.

Un des plus grands atouts d'une ag en ligne avec Voteer par exemple est la praticité, car aucun participant n'a besoin de se déplacer. Cela est bénéfique surtout pour ceux qui habitent loin ou qui sont pris par leur travail ou d'autres occupations. Il en va de même pour les personnes à mobilité réduite et les seniors.

En optant pour une assemblée générale à distance, réserver une salle de réunion n'est pas nécessaire. On peut dire alors que c'est une solution économique. La préparation est facilitée. Vous n'aurez pas de souci à vous faire quant au vote, car tout peut se faire en ligne.

Avec l'utilisation des outils numériques lors de l'AG en ligne, vous pouvez avoir une traçabilité des échanges, des votes et toutes les interactions. Cela est très utile en cas de litige ou de contestation.

Comment se passe une AG de copropriétaire en ligne ?

Le déroulement d'une assemblée générale en ligne est quasi le même que celui d'une AG classique. Des préparations sont nécessaires. Cela inclut l'envoi d'une convocation, mentionnant la date et l'heure de l'AG, le lien de connexion et l'ordre du jour. Quelques instructions pour aider les moins habitués au numérique à se connecter facilement sont conseillées.

Le (la) président(e) de séance ouvre de manière officielle l'AG et vérifie le quorum. Bien qu'il s'agisse d'une réunion à distance, ce dernier doit être respecté. Ensuite, il énumère les sujets à discuter. Pour présenter des documents, vous pouvez faire un partage d'écran.

De leur côté, les participants ont le droit de poser des questions. Ils peuvent donner leur point de vue sur chaque sujet.

À la fin, il y a l'établissement du procès-verbal qui note toutes les décisions prises. Un exemplaire est distribué à chaque copropriétaire.

Quelles sont les conditions pour le bon déroulement d'une AG de copropriétaire en ligne ?

La réussite d'une assemblée générale de copropriétaire en ligne dépend en grande partie de la performance de l'outil de visioconférence. Il faut le choisir en fonction du nombre de participants à l'AG. Voici quelques conseils pour que la réunion en ligne se passe dans les meilleures conditions :

• Discuter à l'avance avec tous les copropriétaires de la possibilité de l'AG en ligne et les informer au préalable de la tenue de l'AG.
• Désigner préalablement 2 personnes pour assurer l'animation de l'AG, au cas où l'une d'entre elles serait absente le jour J ;
• Laisser 10 à 20 minutes avant le commencement de la réunion pour permettre à tous les participants de se connecter et se mettre à l'aise ;
• Tout le monde doit être clairement identifiable grâce à une caméra de bonne qualité ;
• Assurer que le son soit parfaitement audible ;
• Tous les participants doivent couper leur micro lorsqu'ils ne prennent pas la parole afin d'éviter des bruits parasites ;
• Ceux qui veulent parler doivent demander la parole dans le chat par exemple.

Quel est le délai d'information de la tenue d'une AG de copropriétaire ?

Informer tous les participants au préalable de la tenue d'une assemblée générale en visioconférence est une des conditions incontournables. Pour cela, un délai est à respecter afin de garantir la légitimité des décisions prises.

L'organisateur de l'AG doit envoyer les convocations au moins 21 jours avant la date prévue pour la réunion. L'envoi de cette invitation par lettre recommandée avec accusé de réception faisant foi est nécessaire. Parfois, l'envoi d'un mail peut suffire.

Dans le cas où un copropriétaire conteste cette date d'AG ou prévoit un empêchement, il doit informer le syndic largement avant la tenue de l'AG.

Quelles sont les contraintes techniques d'une assemblée générale de copropriétaire en ligne ?

Organiser une assemblée générale de copropriétaire en ligne présente quelques contraintes techniques qui méritent d'être prises au sérieux.

Chaque participant doit disposer d'un matériel informatique tel qu'un PC, un smartphone ou une tablette. De plus, pour assurer la fluidité de la visioconférence, il faut une connexion internet stable, fibre optique ou ADSL. Pourtant, la qualité d'une couverture réseau dépend de l'endroit où se trouve l'utilisateur.

Le mieux serait que tous les copropriétaires soient familiers avec le numérique pour que l'AG se déroule sans encombre.

Il est évident que la gestion du temps de parole des intervenants est loin d'être évidente lors d'une réunion à distance. Cela peut réduire considérablement la qualité des interactions.

Une solution pratique qui nécessite une bonne préparation

Bref, l'organisation d'une assemblée de copropriétaire en ligne est une alternative qui connaît de plus en plus d'ampleur. Elle est régie par un cadre juridique, dont l'article 17-1A de la loi ELAN. Pour son bon déroulement, des conditions sont à respecter : information des participants, utilisation des matériels de qualité et d'une bonne connexion internet…