Quand est-ce qu'un DPO est obligatoire dans une entreprise ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur en mai 2018, a bouleversé les règles concernant la protection des données personnelles pour les entreprises. De nouvelles obligations aux organisations en sont nées. Parmi ces obligations, la désignation d'un Délégué à la Protection des Données (DPO) reste une question centrale. Parlons-en détail.

Le DPO, c'est qui ? C'est quoi ?

Le DPO, c'est l'expert chargé de faire respecter la loi sur la protection des données. Son mission principale : s'assurer que l'entreprise suit les règles du RGPD à la lettre et respecte les lois en matière de protection des données.

Il conseille, forme et contrôle les pratiques internes. Puis, il tient l'entreprise prête à répondre aux autorités de contrôle, comme la CNIL en France en cas de litige. Protéger les données personnelles tout en guidant l'entreprise pour éviter les amendes.

Le DPO peut être un salarié ou un prestataire externe. Mais dans les deux cas, il doit rester indépendant. Impossible pour lui de prendre des décisions sur les traitements de données. Son job, c'est d'avoir un œil critique sur ce qui se passe.

Quand la désignation d'un DPO est-elle obligatoire ?

La désignation d'un DPO externe n'est pas toujours obligatoire, certes. Toutefois, elle le devient dans certaines situations précises. L'article 37 du RGPD énonce notamment trois cas où la désignation d'un DPO est requise.

Traitement des données à grande échelle

Si votre entreprise traite un volume massif de données, un DPO s'impose. Les grandes structures, comme les e-commerçants, compagnies d'assurance ou opérateurs téléphoniques, sont typiquement concernées. Dès qu'une grande partie de la population est visée, il n'y a pas d'échappatoire, un DPO est nécessaire.

Il est cependant important de préciser que même les petites boîtes peuvent être concernées si elles manipulent des données sensibles. Idem si elles couvrent une large zone géographique.

Traitement de données sensibles

Vous traitez des données de santé, des casiers judiciaires ou d'autres informations ultrasensibles comme les origines ethniques ou les opinions politiques ? Le DPO devient un obligatoire absolu. Les entreprises du secteur de la santé, de la sécurité privée ou les cabinets juridiques doivent désigner un DPO pour protéger ces données sensibles.

Surveillance systématique des personnes

Enfin, un DPO est obligatoire lorsque l'entreprise effectue une surveillance régulière et systématique des personnes. Cela peut inclure la vidéosurveillance, le profilage en ligne ou l'utilisation d'outils de tracking sur les sites web pour suivre les comportements des utilisateurs.

Les entreprises de marketing et les opérateurs téléphoniques sont donc concernés. Vous l'aurez compris : les plateformes de réseaux sociaux aussi.

Pourquoi désigner un DPO, même sans obligation ?

Même quand ce n'est pas requis, de plus en plus d'entreprises choisissent d'avoir un DPO. Et elles ont de bonnes raisons.

Rester en conformité

Un DPO aide à garder le cap sur le RGPD comme sa mission est de s'assurer que toutes les règles sont respectées par votre entreprise. Pour ce faire, il audite les pratiques internes. S'il détecte des failles qui pourraient coûter cher à l'entreprise, il anticipe en les corrigeant. Et dans le cas où l'entreprise se fait contrôler par les autorités, il n'y a plus de risques qu'elle se fasse pénaliser sachant qu'il aura préparé l'entreprise à d'éventuels contrôles.

Gagner la confiance

La désignation d'un DPO est perçue comme un gage de sérieux. Elle montre que votre entreprise prend les droits des individus au sérieux. C'est aussi la preuve que vous adoptez une démarche de transparence en matière de protection des données. Cela peut être un atout important pour les clients, surtout dans des secteurs sensibles comme la santé, la finance, ou l'éducation. Donc, le succès de votre entreprise peut être affecté par la la présence (ou l'absence) d'un DPO.

Gérer les incidents plus facilement

Une violation de données ? Le DPO est sur le pont. Il coordonne les actions, avertit les autorités et informe les personnes touchées. Sa présence réduit l'impact d'une crise et c'est un point essentiel qui peut faire de grandes différences.

Que risque une entreprise sans DPO quand il est obligatoire ?

Ne pas désigner un DPO lorsque c'est requis par le RGPD expose l'entreprise à des sanctions importantes. Les amendes peuvent atteindre jusqu'à 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires mondial annuel de l'entreprise.

De plus, la non-conformité peut entraîner des dommages à la réputation. Si l'info se répand, cela peut dissuader les clients et partenaires de collaborer avec une organisation. Votre image de marque peut en être considérablement affectée. Cette dernière étant perçue comme négligente sur la protection des données.

Comment choisir son DPO ?

Convaincu, vous voulez recourir aux services bien précieux de cet expert indépendant ? Accordez uniquement votre confiance à un expert des données personnelles qui dispose

• de un, d'une excellente connaissance du droit,
• et de deux, d'une bonne maîtrise de la sécurité informatique.

Il doit être capable de travailler avec les équipes IT, les services juridiques, les dirigeants et les autorités de contrôle. Encore une fois, le DPO doit conserver une position neutre et ne pas être impliqué dans les décisions sur les traitements de données. C'est cette indépendance qui fait de lui un vigile efficace pour l'entreprise.

DPO : Oui ou non ?

Les hôpitaux, cliniques et assurances santé traitent des données de santé, ce qui rend le DPO indispensable. Les entreprises gérant des casiers judiciaires ou pratiquant la surveillance ne peuvent pas y échapper. Les activités de profilage et de suivi des comportements en ligne imposent la présence d'un DPO. Et pour les administrations publiques, c'est obligatoire, peu importe le type de données. Si votre entreprise appartient à l'un de ces secteurs, ne jouez pas avec le feu. Entreprenez les démarches sans plus attendre.

Mais ne vous emballez pas trop vite si votre domaine d'activité n'appartient pas à ces secteurs mentionnés. Il est fortement recommandé de prendre les devants, car tous les efforts que vous avez fourni pour bâtir votre empire le valent bien.