Audit de contrôle Qualiopi (D2OF) : à quoi sert-il et quand est-il obligatoire ?

Depuis que la certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes de formation, une nouvelle forme de vérification a fait son apparition : l'audit de contrôle. On l'appelle aussi audit D2OF. C'est un terme non officiel utilisé par certains acteurs pour désigner un audit de contrôle déclenché hors cycle, à l'initiative d'un organisme certificateur. 

Qu'est-ce que l'audit D2OF ?

L'audit de contrôle est une vérification supplémentaire. Le terme "D2OF" est parfois utilisé par des consultants ou certificateurs pour désigner ce type d'audit déclenché hors cycle, mais il ne correspond pas à une appellation officielle définie par les textes.

Il ne s'agit pas d'un audit prévu dans le cycle classique, mais d'un contrôle ciblé et activé en cas de doute ou de signalement. Il permet de vérifier que vous respectez bien les critères imposés par le Référentiel National Qualité (RNQ).

Qui peut être concerné ?

Tout organisme certifié Qualiopi peut être visé par cet audit de contrôle. Il est important de préciser d'ailleurs que le déclenchement ne dépend pas de la taille de la structure, ni de son ancienneté. En effet, que vous soyez un petit prestataire ou un grand centre de formation, vous pouvez faire l'objet d'un audit de contrôle s'il existe des éléments à vérifier.

Cette vérification s'appuie sur des textes réglementaires. L'article L.6316-1 du Code du travail pose le principe de la certification qualité, mais ne décrit pas directement les mécanismes de déclenchement des audits de contrôle. Ces audits reposent sur les procédures internes des certificateurs accrédités COFRAC, en cohérence avec l'arrêté du 6 juin 2019 qui définit le Référentiel National Qualité (RNQ).

Contrairement à certaines idées reçues, ce n'est pas l'État qui ordonne ce type de contrôle. Seul l'organisme certificateur est habilité à déclencher un audit D2OF. Cela est notamment détaillé dans les procédures internes des certificateurs comme AFNOR, ICPF ou Bureau Veritas.

Quelle est la différence avec les autres audits ?

C'est surtout une question de timing :

• l'audit initial a lieu avant l'obtention de la certification,
• l'audit de surveillance intervient 18 mois après la date de certification,
• et l'audit de renouvellement se fait à la fin du cycle de 3 ans.

L'audit D2OF, lui, n'a pas de date prévue à l'avance. Ainsi, il peut survenir à tout moment, dès lors qu'un doute pèse sur votre activité. C'est donc un audit de vérification non planifié, à but correctif. Si vous voulez creuser en détail le sujet et tout savoir sur l'audit de contrôle qualité Qualiopi, une ressource complète vous sera d'une précieuse aide.

Cet audit peut déboucher sur plusieurs niveaux de conséquences, selon les constats de l'auditeur :

• des non-conformités mineures, qui nécessitent simplement une action corrective documentée,
• des non-conformités majeures, pouvant affecter la certification si elles ne sont pas levées dans un délai imparti,
• une suspension temporaire de la certification,
• voire un retrait total de la certification en cas de manquements graves ou répétés.

Dans quels cas un audit de contrôle est-il déclenché ?

Ce type de contrôle n'intervient pas au hasard. Il y a toujours une raison bien identifiée.

1. Signalement émis par un tiers

Cela peut venir d'un stagiaire mécontent ou d'un financeur (OPCO, France Travail, etc.) ; comme cela peut venir d'un autre acteur du secteur. Ces signalements sont analysés. Et, s'ils semblent fondés, l'organisme certificateur peut décider de vérifier sur place ou à distance.

2. Dysfonctionnement repéré dans votre gestion

Certains éléments alertent sur un dysfonctionnement, comme une traçabilité absente ou confuse, des documents incomplets ou contradictoires ou encore des résultats trop faibles sur certains indicateurs.

Ces anomalies peuvent être remontées par les financeurs, ou repérées via des remontées d'irrégularités issues des financeurs ou d'analyses croisées menées dans le cadre des contrôles des financements publics, une pratique signalée dans certains rapports de la DGEFP.

3. Non-conformité grave à la certification

Dans certains cas, un écart signalé est jugé suffisamment sérieux pour justifier un audit immédiat. Par exemple : une formation non réalisée mais facturée ou des documents falsifiés…

4. Soupçon de non-respect du RNQ

Un changement de locaux, une modification dans l'équipe, des pratiques nouvelles non renseignées peuvent éveiller des soupçons. Si le certificateur estime que l'activité ne respecte plus certains indicateurs, il peut intervenir. C'est une des conditions prévues dans l'arrêté du 6 juin 2019.

Comment se préparer à un audit D2OF ?

Comme il n'est pas planifié, cet audit oblige à garder votre dossier Qualiopi à jour en permanence. Mais certaines bonnes pratiques peuvent vous aider à réagir rapidement.

1. Avoir tous les documents à jour

Il n'est pas forcément utile de chercher pendant des heures si tout est classé. Cependant, il convient de vous préparer, ou plutôt de préparer les documents nécessaires :

• votre manuel qualité,
• vos bilans pédagogiques,
• les contrats de formation,
• les évaluations stagiaires,
• les preuves de suivi et d'assiduité.

Mettez en place un système simple de rangement numérique. L'audit de contrôle peut être réalisé à distance ou sur site, selon la nature des faits signalés et la décision du certificateur. De plus, il est important de préciser que le périmètre dépend fortement du signalement initial.

2. Actualiser vos processus internes

Les processus ne doivent pas être théoriques. Ils doivent être visibles dans vos pratiques. Assurez-vous que les rôles sont clairs, les mises à jour réalisées, et que chaque collaborateur sait comment répondre à une demande d'audit.

3. Soigner la traçabilité

Tout doit être traçable : les formations réalisées, les prescripteurs, les ajustements faits en cours de parcours, les retours stagiaires, les actions correctives... Si l'auditeur demande une preuve, vous devez pouvoir la fournir en quelques clics.

4. Préparer un point de contact

Désignez une personne référente qui saura centraliser les demandes, gérer la relation avec l'auditeur, et transmettre les documents sans stress. Cela peut être votre référent qualité, un coordinateur ou le responsable pédagogique.

5. Simuler un audit de contrôle

Rien de mieux pour tester votre réactivité que de faire un audit blanc. Vous pouvez :

• utiliser une grille d'audit D2OF,
• lancer une revue documentaire interne,
• demander un regard extérieur (consultant ou certificateur).

Un audit D2OF est une occasion de renforcer la solidité de vos pratiques

L'audit de contrôle Qualiopi peut faire peur au premier abord. Cependant, il faut le considérer comme un outil pour s'assurer que les engagements de qualité sont bien tenus sur le long terme. Ce n'est ni une punition ni une sanction.

Si vous travaillez de façon structurée, transparente, avec des documents à jour et une traçabilité claire, alors l'audit de contrôle ne devrait pas vous poser de souci. Gardez simplement votre système qualité vivant et adapté à votre activité actuelle. Et, ne laissez pas traîner les écarts ou les changements non déclarés.