Signature électronique des contrats de travail : 5 choses à retenir

Pour sceller un contrat de travail entre deux personnes physiques ou morales, la signature constitue un détail important. Elle permet de certifier l'authenticité du document et sa légalité. Mais à la place d'une signature conventionnelle, la signature électronique s'utilise de plus en plus par les entreprises et les particuliers. Il s'agit d'une solution simple, pratique et adaptée à toutes les situations. Pour en savoir plus sur les conditions de sa validité ainsi que ses avantages, retrouvez à la suite 5 choses essentielles à retenir.

Que signifie une signature électronique ?

Comme toute signature, la signature électronique représente un procédé qui sert à garantir l'intégrité d'un document. Elle permet surtout de certifier son auteur et son authenticité. Par contre, ici, la signature électronique se réalise de manière virtuelle, et concerne les documents électroniques. Elle se caractérise aussi par un certain niveau de cryptage.

En Europe et en France, elle est autorisée depuis le 1er juillet 2016 par le règlement eIDAS (Electronic Identification And Trust Services). Elle peut notamment s'utiliser dans les administrations ou entreprises, pour signer différents types de documents, dont les contrats. Toutefois, pour être conforme, la Signature électronique contrat de travail doit inclure des informations personnelles du signataire (nom, prénom, etc.) et une clé privée. Retenez également que la signature électronique du contrat de travail vise trois objectifs à savoir :

• L'intégrité du contrat de travail : la signature électronique permet d'assurer que le contrat de travail ne peut plus être modifié ;
• Identifier les signataires : ce type de signature garantit que les signataires sont bien les deux parties au contrat de travail ;
• Prouver le consentement des parties : la signature électronique atteste que l'employeur et le salarié comprennent et acceptent les clauses du contrat de travail.

Les différentes conditions de validité de la signature électronique

Lorsque vous souhaitez certifier un contrat de travail par une signature électronique, vous devez vous assurer qu'elle est bien valide. Pour cela, elle devra respecter certaines règles et se conformer au règlement européen n°910/2014. Ceci permettra de lui offrir la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Par conséquent, la signature électronique d'un document demeure juridiquement valable, elle ne pourra donc être remise en cause. Vous pouvez vous en servir pour de nombreux types de documents, et notamment des contrats de travail.

Par ailleurs, la légalité d'une signature électronique est garantie par les éléments ci-après :

• La signature doit être liée au signataire de manière claire et unique ;
• Elle doit permettre d'identifier facilement le signataire ;
• Elle doit pouvoir être activée uniquement par le signataire ;
• Le document signé ne doit plus pouvoir être modifié post signature.

Les principaux niveaux de signature électronique du contrat de travail

Vous le savez sans doute déjà, mais retenez que la signature représente la dernière étape de la conclusion d'un contrat de travail. Elle ne survient que lorsque les parties sont d'accord sur toutes les conditions. Si le document ne porte pas de signature, il n'est pas valide. En cas de litige, un CDD peut par exemple être requalifié en CDI. Vous devez donc accorder une attention particulière à chaque détail.

De même, selon la situation, vous pourrez opter pour différents niveaux de signature électronique. Vous disposez du choix entre :

• La signature électronique simple : elle possède un niveau de sécurité faible, et en cas de litige, il sera indispensable de prouver sa fiabilité ;
• La signature électronique avancée : elle se caractérise par une sécurité plus renforcée, ainsi qu'une meilleure fiabilité. Vous n'aurez donc pas besoin de prouver son authenticité en cas de litige ;
• La signature électronique qualifiée : elle se distingue par le niveau de sécurité le plus élevé. Comme la précédente, elle ne requiert pas une preuve supplémentaire de sa fiabilité.

Les sanctions en cas d'absence de signature électronique sur le contrat de travail

Pour conclure une affaire avec un partenaire, la signature sur le document demeure obligatoire. De même, pour certifier l'accord entre les parties à un contrat de travail numérique, la présence de la signature électronique reste indispensable. Dans le cas contraire, le contrat ne sera pas valide, à cause d'un manque de fiabilité. De plus, il pourra être reconsidéré et vous pourrez faire l'objet d'une amende. Le montant de cette dernière varie en fonction du type de contrat :

• Un contrat de travail à durée déterminée (CDD) : 3750 € et 7500 € en cas de récidive ;
• Un contrat de travail intermittent : 1500 € et 3000 € en cas de récidive ;
• Un contrat de professionnalisation : 3750 € et 7500 € en cas de récidive.

Les avantages d'une signature électronique pour un contrat de travail

Dans la plupart des entreprises, les services des ressources humaines optent de plus en plus pour la signature électronique. Que ce soit pour un contrat de travail ou un avenant, elle apparait comme une solution avec de multiples avantages. En bref, voici les plus importants :

• La signature électronique d'un contrat de travail permet de gagner du temps et d'éviter une tâche chronophage ;
• Elle simplifie et raccourcit les processus de recrutement, notamment pour les contrats à courte durée ou de dernières minutes ;
• Elle se présente comme une solution écoresponsable avec une élimination du papier, et elle s'intègre bien à la démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) ;
• Elle permet d'alléger les contrats de travail et de réduire les coûts d'impression, d'affranchissement ou d'archivage, ce qui reste économique ;
• Elle garantit une sécurité juridique au contrat, et elle peut servir de preuve en justice.

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