12 logiciels pour gagner du temps en freelance

Le temps est la ressource la plus précieuse des freelances. Après une première phase de recherche de clients, les freelances de tous secteurs se retrouvent confrontés à un problème qui va rythmer leur quotidien : optimiser leur temps de travail.

Une bonne organisation, de la rigueur et une bonne dose de productivité sont les meilleurs alliés pour vous faire gagner du temps. Pour franchir une étape supplémentaire et gagner en productivité, il existe des outils pour chacune des tâches que vous réalisez. 

Les logiciels pour optimiser la relation avec vos clients

Le quotidien d'un freelance est composé de nombreux échanges avec des prospects ou des clients. Une mission de freelance réussie ne se limite pas aux résultats quantitatifs, une bonne relation et des échanges fluides sont indispensables pour fidéliser vos clients. De nombreux outils existent pour faciliter ses échanges tout en passant le moins de temps possible sur les tâches chronophages.

MerciApp pour passer moins de temps sur ses emails

Un classique des logiciels indispensables pour les freelances. Combien de temps passez-vous à relire vos emails ou vos présentations ? La réponse est : toujours trop. 

MerciApp est un correcteur d'orthographe et de grammaire qui vous fera gagner en crédibilité dans vos échanges avec d'autres professionnels en diminuant le nombre de fautes d'orthographe et de grammaire. Il vous fera surtout gagner du temps lorsque vous écrivez ou relisez un email.

Plus efficace que les correcteurs natifs de Google ou Microsoft, vous pouvez l'utiliser sur de nombreux supports (emails, documents partagés, CMS).

Google Suite pour partager vos documents

Il existe de nombreux outils collaboratifs pour gagner du temps lors de vos échanges avec vos clients. Google Suite à l'avantage d'être utilisé par de nombreuses entreprises.

Il permet de favoriser le travail asynchrone. Commentaires, annotations, modifications, envois de documents, ces actions sont effectuées directement depuis la Suite Google et non par email.

Monday pour donner de la visibilité à vos clients sur l'avancement de votre mission

Avez-vous commencé la rédaction de l'article numéro 3 ? Où en est la création du logo de notre entreprise ? L'implémentation du module de paiement avance-t-il ?

Mettez-vous à la place de vos clients. Ces derniers s'inquiètent parfois de ne connaître l'avancement de votre mission.

Pour remédier à cela, donnez-leur de la visibilité. Utilisez des outils de gestion de projet pour qu'ils puissent connaître l'avancement de votre mission à tout moment. On aurait pu citer Asana, Trello, Zoho Project ou Basecamp mais on a une préférence pour Monday, simple d'utilisation et très visuel.

Votre client pourra connaître l'état d'avancement de votre mission en un coup d'œil. Monday, ou un autre logiciel de gestion de projet, vous aide aussi à vous organiser et donc à gagner du temps.

Calendly pour organiser vos rendez-vous

Si vous proposez encore à vos clients de choisir entre plusieurs disponibilités par email, Calendly est fait pour vous. Plutôt que de proposer plusieurs dates pour un échange ou un rendez-vous, vous laissez directement votre client choisir un créneau disponible dans votre agenda en fonction de sa disponibilité.

Calendly se synchronise automatiquement avec votre agenda pour n'afficher que les créneaux disponibles.

Les logiciels pour gérer votre administratif

Envoyer des devis et des factures, signer des contrats, faire ses déclarations... Être freelance c'est aussi faire face aux aspects moins sexy de la gestion d'entreprise. Que vous soyez freelance microentrepreneur ou en société. Des logiciels vous permettent de gagner un temps précieux.

Freebe pour envoyer facilement vos devis et factures

Il existe de (très) nombreux logiciels de facturation en ligne pour les freelances. Des outils gratuits comme Henrri vous conviendront si vous avez un petit budget. Pour gagner du temps, nous avons une préférence sur l'outil de gestion globale Freebe qui vous permet de gérer toute votre activité de freelance.

Le logiciel se synchronise avec votre compte bancaire et vous permet de gérer l'ensemble de votre processus commercial de A à Z, de l'édition du devis à vos déclarations. Disponible seulement pour les microentrepreneurs, le logiciel devrait bientôt être disponible pour les freelances en société.

Amarris Direct pour les freelances en société

Si vous êtes passés de microentrepreneurs à société, vous devez faire appel à un expert-comptable, il existe de nombreux experts-comptables en ligne qui vous feront gagner du temps tout en payant moins cher qu'un cabinet classique. Dougs et Ça Compte Pour Moi sont souvent cités parmi les meilleurs experts-comptables pour les freelances. On vous conseille Amarris Direct, un des premiers experts-comptables en ligne qui s'est récemment spécialisé sur le segment des freelances.

Tout se passe en ligne et vous bénéficiez du même accompagnement qu'un expert-comptable traditionnel.

Yousign pour signer tous vos contrats

La crise du Covid a accéléré l'adoption des outils digitaux, les logiciels de signature électronique sont de plus en plus utilisés par les freelances pour gérer facilement la signature de nouveaux contrats.

Les logiciels proposent désormais des offres spéciales pour les freelances, moins chères que les offres classiques et adaptées aux petits besoins. Au-delà de la signature de document, les logiciels de signature électronique vous permettent d'automatiser vos relances et de sécuriser vos contrats.

Les logiciels de productivité

La première partie de cet article mentionne les logiciels “de base” utilisés par les freelances. Si vous voulez gagner encore plus de temps, il existe des logiciels spécialisés qui vous feront encore gagner de précieuses heures.

Todoist pour votre indispensable to-do

Une bonne to-do est indispensable pour un quotidien de freelance productif. Il existe de nombreux outils pour vous aider à l'organiser. L'application Todoist, disponible sur mobile et desktop, est simple d'utilisation et gratuite et conviendra à tous les freelances.

Il existe d'autres applications comme Any.do, Pomotodo ou encore Monday citée précédemment. L'important avec les to-do se situe plus au niveau de l'organisation que du logiciel.

Timemator pour tracker votre productivité

Pour la partie time tracking, notre cœur balance entre Timemator et Clockify. On a une légère préférence pour le premier qui propose des fonctionnalités dédiées pour les freelances.

Être plus productif c'est aussi bien se connaître. Combien de temps passez-vous à gérer vos emails ? Combien d'heures passez-vous sur des tâches réellement facturées ? Si vous ne trackez pas encore votre quotidien, on vous conseille fortement de vous y mettre.

RescueTime pour ne pas vous voiler la face

Soyons honnêtes : que celui-ci qui ne s'est jamais égaré sur Facebook ou Linkedin sur son temps productif lève la main.

RescueTime vous permet de tracker automatiquement les sites sur lesquels vous allez. L'application est très utile pour connaître certains péchés mignons qui nuisent à votre productivité. Vous risquez d'avoir quelques surprises et de découvrir les sites qui font baisser votre productivité.

Dashlane pour ne plus jamais taper un mot de passe

Il est possible d'aller encore plus loin avec certains outils. On ne parle plus ici d'heures gagnées mais de minutes. Qui ne s'est jamais arraché les cheveux avec un mot de passe oublié ?

Un outil comme Dashlane vous permet de mémoriser vos mots de passe, vous vous connectez automatiquement sur tous les sites pour lesquels votre mot de passe est mémorisé. Vous n'avez qu'un seul et unique “super” mot de passe à retenir.

Il existe d'autres outils comme 1password qui proposent les mêmes fonctionnalités et qui vous débarrasseront de l'étape “cliquez ici si vous avez oublié votre mot de passe”.

Pocket pour votre curation de contenu

Si la barre de favoris de votre navigateur est encombrée, nous vous conseillons Pocket pour sauvegarder facilement les ressources à lire pour plus tard.

Pocket est l'application parfaite pour soigner votre FOMO (Fear Of Missing Out), la peur de rater une information. Vous sauvegardez la ressource pour plus tard et vous restez concentré sur votre tâche.

Les logiciels ne sont pas la solution miracle

Cette liste de 12 logiciels pour vous faire gagner du temps est un bon début mais rien ne remplacera une bonne organisation.

Pour gagner du temps et être un freelance plus productif, de bons logiciels ne suffisent pas, il faut également être rigoureux, bien organisé et prendre du recul sur vos temps productifs et improductifs.

Une meilleure productivité s'acquiert en prenant de bonnes habitudes. Les outils cités dans cet article sont seulement là pour vous aider et vous accompagner.