Wize Up : assistante externalisée pour TPE, PME et professions libérales

Wize Up prend en charge la gestion administrative des TPE, des PME et des professions libérales qui n'ont pas le volume d'un poste à temps plein. Vous disposez d'une assistante externalisée dédiée, formée à vos outils et encadrée par notre équipe, d'une à huit heures par jour, dès 350 € HT/mois.

Basée à Lyon depuis 2017, Wize Up a accompagné plus de 200 entreprises dans leur externalisation administrative. Le principe : un poste identifié et suivi, pas des heures achetées au coup par coup. Notre guide sur l'externalisation de la gestion administrative explique la démarche pas à pas pour les PME et les TPE.

Nos prestations

Secrétariat et support administratif : e-mails, courrier, classement, organisation des dossiers. Notre article sur le secrétariat externalisé détaille ces missions et leurs tarifs. Les appels entrants passent par un standard téléphonique externalisé, tenu selon vos consignes de réponse.

Gestion opérationnelle : suivi du cycle de vente, devis, facturation, relances clients, mise à jour du CRM, suivi des fournisseurs. Pour la facturation, notre article sur l'externalisation de la facturation détaille le prix, les étapes et les contrôles à garder en PME.

Pré-comptabilité : collecte et tri des pièces, préparation des documents transmis à votre expert-comptable.

Marketing et web : webmarketing, référencement, développement web, design et support client.

Adresse d'entreprise : domiciliation commerciale à Lyon dans le 2e arrondissement, avec courrier numérisé, et accompagnement à la création d'entreprise à Lyon.

Trois formats d'intervention

L'assistante élite tient une fonction structurante : administration, coordination, support de direction. L'assistante polyvalente couvre un périmètre transversal, du support administratif au marketing. L'assistante de projet intervient sur une durée définie, sans création de poste.

Deux profils selon le besoin. Le renfort de production prend un volume récurrent ou un pic de charge. Le profil sur mesure hautement qualifié est recruté et testé selon vos standards.

Le volume suit votre charge réelle : deux heures par jour en quart temps, quatre en mi-temps, huit en temps plein. Il s'ajuste plusieurs fois dans l'année, à la hausse comme à la baisse.

Une intervention en marque blanche

Nous travaillons avec vos outils, vos modèles et vos standards de réponse. Vos clients et vos partenaires gardent leurs interlocuteurs et leurs habitudes. Aucune mention de notre structure n'apparaît dans vos échanges.

Le déroulement

1. Analyse de votre organisation, de vos logiciels et de vos objectifs, lors d'un audit gratuit.
2. Sélection de profils testés, puis formation à votre environnement de travail.
3. Intégration progressive, en commençant par un périmètre restreint.
4. Encadrement RH continu et points de suivi réguliers.
5. Ajustement du volume et du périmètre au fil de votre activité.

Cette montée en charge est décrite dans notre méthode d'externalisation des tâches administratives récurrentes. Chaque poste a un relais identifié : un congé, un arrêt ou un départ ne met pas votre suivi administratif à l'arrêt.

Le cadre

Contrat de droit français, sans engagement de durée. Démarrage progressif possible. Les assistantes sont formées aux standards administratifs français et travaillent aux horaires français. Vos données sont traitées conformément au RGPD.

À qui cette organisation convient

Aux dirigeants qui passent leurs soirées sur la facturation. Aux cabinets et aux structures libérales dont le standard reste sans réponse pendant les rendez-vous. Aux entreprises en croissance qui repoussent un recrutement administratif faute de visibilité sur les douze prochains mois.

Ce qu'il faut savoir avant de commencer

Les premières semaines demandent du temps de votre côté. Transmettre vos procédures, valider les premiers livrables, corriger les écarts : comptez quelques heures d'accompagnement pour que l'assistante devienne autonome. Un besoin ponctuel de quelques heures sur une tâche isolée relève plutôt d'un prestataire à l'acte.

Échanger sur votre organisation

Décrivez vos tâches récurrentes, vos outils et le volume hebdomadaire estimé. Nous vous proposons un format de démarrage et un profil. Vous pouvez découvrir l'équipe, nous écrire par le formulaire de contact ou à contact@wizeup.fr, ou appeler le 04 72 56 08 87.

Nos conseils de gestion sont publiés sur le blog Wize Up, notre livre blanc sur l'externalisation se trouve dans les ressources, et les questions courantes ont leur réponse dans la FAQ Wize Up.