L'onboarding de nouveaux collaborateurs en France

L'onboarding est le processus par lequel les employés nouvellement embauchés sont présentés et intégrés dans leur nouveau rôle au sein d'une organisation. Ce processus comprend l'installation du poste de travail du nouvel employé, l'orientation avec les nouveaux collègues et responsables, la familiarisation avec les processus de travail, les attentes et les cultures, l'alignement sur la mission, la vision et les valeurs de l'entreprise, ainsi que d'autres éléments destinés à maximiser le potentiel de performance du nouvel employé dans son travail.

Votre nouvelle recrue va bientôt commencer à travailler, c'est passionnant ! Votre équipe déploie beaucoup d'efforts pour recruter le meilleur candidat. Vous devez donc vous assurer qu'il restera dans votre entreprise et s'y épanouira longtemps. La première étape pour y parvenir consiste à mettre en place un processus d'intégration efficace pour aider les employés à s'acclimater à leur nouveau lieu de travail et à devenir rapidement productifs.

Qu'est-ce que l'onboarding des employés ?

L'onboarding des nouveaux employés est le processus que suivent les entreprises pour accueillir et intégrer les employés sur le lieu de travail. Cette définition même suggère que le processus d'intégration des employés va bien au-delà du premier jour d'un nouvel employé. Il se poursuit jusqu'à ce qu'il se soit totalement adapté à son rôle et à son équipe. 

Et c'est là la principale différence entre l'onboarding et l'orientation. onboarding définition des employés fait référence à toute action qui aide les nouvelles recrues à comprendre comment les choses fonctionnent dans leur nouvel environnement de travail, à se familiariser avec la culture de l'entreprise et à se sentir accueillies et valorisées dans leur équipe. 

L'orientation des employés, quant à elle, est la première étape de l'intégration. C'est à ce moment-là que les nouveaux employés apprennent les bases de leur environnement : par exemple, ils peuvent se familiariser avec le bâtiment et les politiques de l'entreprise, comprendre leurs nouvelles tâches et se présenter à leurs collègues. Pour en savoir plus, je vous invite à voir la définition.

Pourquoi l'onboarding est-il important ?

Rappelez-vous votre premier jour de travail, quel qu'il soit : il y a de fortes chances que vous soyez excité, mais nerveux. Si vous ne recevez pas suffisamment d'attention et d'instructions, cela peut ne pas être de bon augure pour votre humeur ou votre motivation à vous mettre au diapason de vos nouvelles fonctions.

C'est peut-être l'une des raisons pour lesquelles plus de 25 % des nouvelles recrues quittent leur emploi après les trois premiers mois. Et c'est une perte énorme pour une entreprise qui doit répéter un processus d'embauche coûteux pour trouver un remplaçant aussi rapidement sans compter les ressources dépensées pour former ou rémunérer ce nouvel employé pendant son séjour dans votre entreprise. Un accueil efficace des nouveaux employés peut donc améliorer la fidélisation du personnel de votre entreprise.

Un autre avantage d'une bonne politique d'onboarding est que les nouvelles recrues atteignent plus rapidement leur pleine productivité. S'ils ne reçoivent pas une aide adéquate de la part des RH ou de leur responsable et qu'ils essaient de s'y retrouver seuls, votre entreprise perd des revenus potentiels que ces employés auraient pu apporter. Si les nouvelles recrues passent par un processus d'onboarding bien conçu, elles s'installeront plus rapidement dans leur rôle et commenceront à produire de la valeur pour leur équipe.

Et un processus efficace est encore plus impératif lorsque vous accueillez des employés éloignés (qui ont des difficultés supplémentaires à communiquer avec leurs collègues en raison de la distance) ou des stagiaires et des diplômés (qui sont nouveaux dans votre entreprise et dans le monde du travail).

Pourquoi il est crucial d'élaborer un onboarding pour les nouvelles recrues

L'accueil ne doit pas se limiter à la politique de l'entreprise, à l'inscription aux avantages sociaux, à la formation professionnelle et aux connexions technologiques. La façon dont votre entreprise accueille ses employés est un élément important de la culture d'entreprise, qui est un ingrédient essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents sur le marché du travail actuel. Elle contribue également à renforcer l'engagement durable des employés.

Une stratégie d'onboarding réussie doit comporter deux éléments principaux : s'assurer que les nouveaux employés disposent de toutes les informations nécessaires pour travailler au sein de votre organisation et créer un environnement positif et confortable où chacun se sent soutenu et inclus. Une expérience d'onboarding pleinement optimisée doit permettre d'accueillir un nouvel employé de manière à ce qu'il se sente prêt à assumer son rôle et enthousiaste à l'idée de faire partie de votre équipe.

Étapes du processus d'onboarding

Lors de la conception du processus d'onboarding, vous pouvez prendre de nombreuses mesures pour aider les nouvelles recrues, comme leur envoyer un colis de bienvenue contenant des cadeaux de l'entreprise, organiser un déjeuner ou un dîner d'équipe avec des collègues ou préparer une présentation. 

Quelles que soient les mesures que vous incluez dans votre propre processus, il existe plusieurs bonnes pratiques d'intégration que vous pouvez suivre :

• communiquez régulièrement avec les nouveaux employés ;
• planifiez la première semaine du nouvel employé ;
• accueillez-les à bras ouverts ;
• continuez comme ça.

Communiquez régulièrement avec les nouveaux employés

Si la date d'entrée en fonction de votre nouvelle recrue est prévue dans plus de deux semaines, assurez-vous de continuer à communiquer avec elle et montrez-lui que vous avez hâte de l'accueillir. Vous pouvez préparer un colis de bienvenue avec des cadeaux d'entreprise ou leur envoyer à l'avance le manuel de l'employé. Vous pouvez également demander au futur manager de la nouvelle recrue d'envoyer un courriel de bienvenue au nouveau membre de l'équipe.

Planifiez la première semaine du nouvel employé

Lorsque le nouvel employé arrive pour la première fois au travail, il ne sait pas comment se déroulera sa journée. C'est à vous de lui montrer que vous êtes tout à fait prêt à l'accueillir comme il se doit. Préparez donc un plan pour ses premiers jours de travail et cochez toutes les cases importantes (comme l'installation de son poste de travail ou l'information des employés de la réception de l'arrivée du nouvel employé).

Voir aussi notre article sur la gestion des talents au sein de l'entreprise.

Accueillez-les à bras ouverts

Soyez enthousiaste, amical et positif dès le premier jour. Faites-lui faire le tour de l'entreprise et présentez-le d'abord à ses collègues des bureaux voisins. Prévoyez un déjeuner d'équipe pour lui permettre de faire connaissance avec les autres membres de son équipe et veillez à ce que son responsable le rencontre régulièrement tout au long de cette première semaine cruciale. Il serait utile de fournir au nouvel employé une liste de contrôle ou un calendrier avec toutes les activités d'accueil que vous avez prévues.

Continuez comme ça

Le processus d'onboarding ne s'arrête pas à la fin de la première semaine. Vous devez vous assurer que votre nouvel employé a suffisamment de travail de base, mais significatif à faire presque dès le début pour l'aider à prendre confiance. Son responsable doit avoir un plan pour lui confier ce travail et favoriser son intégration dans l'équipe. Faites le point avec le nouveau embauché et son responsable après deux semaines et à la fin du premier mois et apportez-leur tout le soutien dont ils pourraient avoir besoin.

Un programme d'accueil bien conçu, tenant compte de ces quatre étapes, peut faire toute la différence en matière de fidélisation et d'engagement des employés. Il est impératif, tant pour la fidélisation que pour l'engagement des employés, que les nouvelles recrues sachent que votre entreprise les apprécie dès le départ.