Archiver un mail Outlook : comment faire sans le supprimer ?

Votre boîte de réception Outlook déborde. Vous avez l'impression de passer plus de temps à la gérer qu'à répondre aux mails. Et vous avez peur de supprimer un email dont vous pourriez avoir besoin dans six mois.

Bonne nouvelle : archiver un mail, c'est précisément la solution à ce problème. Outlook le fait très bien, à condition de comprendre comment ça fonctionne vraiment.

Archiver ou supprimer, quelle est la vraie différence dans Outlook ?

La confusion entre les deux est l'une des plus fréquentes chez les utilisateurs d'Outlook.

Supprimer un mail l'envoie dans le dossier Éléments supprimés, où il est définitivement effacé après un certain délai (ou à la prochaine vidange manuelle).

Archiver un mail, c'est tout autre chose : le message est déplacé hors de votre boîte de réception vers un dossier d'archive, mais il n'est pas détruit. Il reste consultable, recherchable et récupérable à tout moment. C'est une façon de désencombrer votre boîte principale sans risquer de perdre quoi que ce soit.

Si le problème vient plutôt d'un message envoyé trop vite, sachez qu'il est parfois possible de rappeler un mail Outlook sous certaines conditions, avant que le destinataire ne l'ouvre.

Où vont les mails archivés dans Outlook ?

La destination dépend de votre type de compte et de votre version d'Outlook.

Pour les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com, les messages vont dans le dossier Archive, qui fait partie des dossiers par défaut d'Outlook. Ce dossier ne peut pas être supprimé et son emplacement n'est pas modifiable.

Pour les comptes POP ou IMAP (les plus courants chez les opérateurs ou les hébergeurs indépendants), vous pouvez créer un dossier d'archive ou désigner un dossier existant pour jouer ce rôle.

Le fichier local archive.pst a une autre origine. Il est créé par l'archivage automatique de l'Outlook classique, qui déplace les anciens éléments vers un fichier .pst enregistré sur votre ordinateur. Par défaut, il se trouve dans Documents\Fichiers Outlook.

Un point mérite votre attention : le bouton Archiver ne réduit pas la taille de votre boîte aux lettres, car les messages restent sur le serveur. Quand l'espace de stockage est plein, l'envoi peut se bloquer, ce qui explique certains cas où l'on continue à recevoir des mails sans pouvoir en envoyer avec Outlook. Pour libérer vraiment de la place, il faut passer par un fichier .pst local ou par l'archive en ligne de Microsoft 365 pour les entreprises.

Comment archiver un mail avec le bouton Archiver du ruban ?

C'est la méthode la plus rapide et la plus directe. Elle fonctionne en un seul clic ou raccourci clavier.

• Sélectionnez le ou les mails que vous voulez archiver dans votre liste de messages (cliquez sur plusieurs en maintenant Ctrl appuyé)
• Dans l'onglet Accueil du ruban, trouvez le groupe Supprimer et cliquez sur le bouton Archiver
• Le ou les messages disparaissent immédiatement de la boîte de réception et s'enregistrent dans le dossier Archive
• Pour retrouver un message archivé, dépliez la liste des dossiers à gauche de l'écran et cliquez sur Archive

Dans l'Outlook classique pour Windows, le raccourci clavier est la touche Retour arrière (Backspace). Une touche, et c'est fait.

Comment archiver un mail depuis l'application mobile Outlook ?

L'application mobile Outlook (disponible sur iOS et Android) propose aussi l'archivage grâce au balayage. Faites glisser le mail vers la gauche ou vers la droite dans la liste de messages.

Pour que ce geste archive vos messages, vérifiez son réglage : ouvrez les Paramètres de l'application, puis Options de balayage, et attribuez l'action Archiver à l'un des deux côtés.

Les mails archivés depuis le mobile restent disponibles sur vos autres appareils, dans le dossier Archive.

Comment configurer l'archivage automatique dans Outlook ?

L'archivage automatique déplace les anciens messages dans un fichier .pst sans que vous ayez à le faire à la main. Cette fonctionnalité existe dans l'Outlook classique, mais pas dans le nouvel Outlook pour Windows. Elle peut aussi manquer avec certains comptes Exchange d'entreprise.

Via les paramètres avancés d'Outlook

Dans Outlook pour Windows, allez dans Fichier, puis Options, puis Avancé. Dans la section Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d'archivage automatique. Vous pouvez alors activer ou désactiver la fonction et définir sa fréquence.

Choisir la fréquence et le dossier de destination

Dans la fenêtre de configuration, choisissez la fréquence (tous les 14 jours par défaut), l'âge des messages à archiver (par exemple, plus de six mois) et le chemin du fichier archive.pst.

Par défaut, Outlook enregistre ce fichier dans C:\Users[VotreNom]\Documents\Fichiers Outlook\archive.pst. Évitez toutefois de le placer dans un dossier synchronisé avec OneDrive : Microsoft indique que cela peut ralentir la synchronisation et provoquer des erreurs de type « fichier en cours d'utilisation ». Préférez un autre emplacement sur votre disque, et copiez-le régulièrement sur un support externe.

Avant une longue absence, pensez aussi à activer un message d'absence Outlook : vos expéditeurs sont prévenus et vous reprenez le tri plus sereinement à votre retour.

Comment archiver un dossier entier sans supprimer son contenu ?

Parfois, c'est un dossier complet qu'on veut mettre de côté. Voici comment procéder sans perdre un seul message :

• Dans Outlook, allez dans Fichier, puis Informations, puis Outils, et cliquez sur Nettoyer les anciens éléments
• Dans la fenêtre d'archivage, sélectionnez Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers
• Choisissez le dossier à archiver dans l'arborescence
• Définissez la date limite : tous les messages plus anciens que cette date seront archivés
• Cochez Inclure les éléments pour lesquels la case Ne pas archiver automatiquement est activée uniquement si vous voulez aussi archiver les messages que vous aviez exclus
• Vérifiez l'emplacement du fichier d'archive, puis cliquez sur OK et patientez : l'opération peut prendre quelques secondes ou minutes selon le volume de messages

Où est stocké le fichier d'archive (PST) sur votre ordinateur ?

Pour localiser votre fichier PST depuis Outlook, allez dans Fichier, Paramètres du compte, Paramètres du compte, puis dans l'onglet Fichiers de données. Vous y verrez l'emplacement exact du fichier sur votre disque.

Comment retrouver un mail archivé dans Outlook ?

C'est souvent la deuxième inquiétude après « mon mail est-il vraiment sauvegardé ». Retrouver un message archivé est simple :

• Dans le panneau de gauche d'Outlook, cliquez sur le dossier Archive (ou ouvrez votre fichier .pst via Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir un fichier de données Outlook)
• Utilisez la barre de recherche (raccourci Ctrl + E) : par défaut, Outlook classique cherche dans toute votre boîte aux lettres, et vous pouvez choisir Tous les dossiers dans la liste déroulante
• Filtrez par date, par expéditeur ou par objet selon ce dont vous vous souvenez
• Pensez à ouvrir votre fichier .pst avant de chercher : un fichier fermé n'est pas consulté par la recherche

Archiver est-il la même chose qu'exporter dans Outlook ?

Non, et cette confusion fréquente peut entraîner de mauvaises manipulations.

L'export PST

Exporter dans Outlook crée une copie de vos mails dans un fichier .pst indépendant, sans supprimer les originaux de votre boîte. C'est utile pour faire une sauvegarde avant de changer d'ordinateur ou de migrer vers un autre compte.

Allez dans Fichier, Ouvrir et exporter, Importer/Exporter, puis Exporter vers un fichier, sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst) et choisissez les dossiers à copier.

L'archivage en ligne (Exchange / Microsoft 365)

Pour les comptes Exchange et Microsoft 365 en entreprise, l'administrateur peut activer une archive en ligne : une seconde boîte aux lettres sur le serveur, accessible depuis n'importe quel appareil connecté. Contrairement au simple dossier Archive, elle permet de réduire la taille de votre boîte principale, et non d'un fichier .pst local qui reste sur votre ordinateur.

FAQ : vos questions sur l'archivage Outlook

J'ai archivé un mail par erreur, comment je le remets dans ma boîte de réception ?

Ouvrez le dossier Archive, sélectionnez le message et déplacez-le vers la Boîte de réception (glisser-déposer ou clic droit puis Déplacer). Dans le nouvel Outlook, une notification vous propose aussi d'annuler l'action juste après l'archivage.

Pourquoi je ne vois pas le bouton Archiver dans mon Outlook ?

Le bouton peut être absent si votre profil contient un compte Exchange dont l'organisation utilise l'archive en ligne, ou si votre administrateur a désactivé la fonction. Vérifiez aussi votre version d'Outlook et votre type de compte.

Est-ce que je risque de perdre mes mails archivés si mon ordinateur tombe en panne ?

Cela dépend de l'emplacement. Le dossier Archive d'un compte Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com reste sur le serveur. Un fichier .pst local, lui, n'existe que sur votre disque : s'il devient inutilisable, ses messages sont perdus. Prévoyez donc une copie régulière sur un support externe.

Est-ce que je peux archiver sans activer l'archivage automatique ?

Oui. Le bouton Archiver et la commande Nettoyer les anciens éléments fonctionnent à la demande. Pour désactiver la fonction automatique, ouvrez Fichier > Options > Avancé > Paramètres d'archivage automatique et décochez Archiver automatiquement tous les n jours.