Comment choisir un logiciel de conciergerie pour la gestion d'un hôtel ?

En hôtellerie, l'excellence ne se limite plus à un sourire au comptoir ou à une chambre impeccable. Ceux qui sont déjà dans le domaine le savent : l'art de la conciergerie doit être maîtrisé pour une performance optimale. Cela se fait grâce à des logiciels ultra-connectés qui font bien plus que gérer des réservations.

Vous hésitez entre plusieurs logiciels ? Ou vous n'avez aucune idée du logiciel de conciergerie adapté ? Arrivé à la fin de cet article, ce sera un problème réglé.

Que fait un logiciel de conciergerie ?

Un bon logiciel doit vous faire gagner du temps, vous simplifier la vie et permettre à votre hôtel d'atteindre des objectifs stratégiques. La liste des fonctionnalités proposées par un logiciel est essentielle pour évaluer son utilité. Les incontournables sont :

• la gestion des réservations,

• la communication client,

• la gestion des tâches internes,

• le suivi des performances clients,

• les rapports et les analyses.

Il vous en faut un comme le logiciel hôtellerie Amenitiz, à même de vous aider dans l'automatisation des processus, des réservations à la facturation. Il doit aussi comprendre la messagerie instantanée, la gestion des demandes par SMS, email et applications comme WhatsApp. Oui, c'est possible.

Il n'y a pas que la relation client. Le meilleur logiciel de conciergerie vous facilite également la communication interne et la gestion des tâches de votre personnel. Il doit vous permettre de transmettre les consignes et de faciliter la gestion des demandes client sous forme de tickets. Et toujours dans le but d'améliorer la gestion interne, il doit donner accès à des données en temps réel pour mesurer la performance et ajuster vos stratégies. Le logiciel idéal pour gérer un hôtel, c'est tout ça en même temps. Alors autorisez-vous l'exigence et d'établir des critères stricts.

Les étapes pour trouver le meilleur logiciel de conciergerie

Vu l'investissement que cela représente d'acheter un logiciel de conciergerie, sachez que vous pouvez vous montrer exigeant lors de votre choix. Optez pour l'éditeur à même de répondre à ces exigences.

Étape 1 : Identifier vos besoins

Posez-vous la bonne question dès le départ : Que cherchez-vous à améliorer ? Cela peut être :

• La gestion des réservations

• L'expérience client

• La communication avec vos équipes

Si votre objectif est d'augmenter le chiffre d'affaires en améliorant l'expérience client, un logiciel avec des fonctionnalités d'upselling et de CRM (Customer Relationship Management) est un must.

Étape 2 : S'assurer de la simplicité d'utilisation et de l'ergonomie

Tester le logiciel avant achat est une excellente idée. Voyez si la navigation est fluide, si les fonctionnalités de base sont accessibles sans effort et si l'interface est agréable à utiliser sur tablette ou smartphone.

En effet, un bon logiciel de conciergerie doit être intuitif et facile à prendre en main. Si vos équipes passent des heures à essayer de comprendre son fonctionnement, ce n'est pas le bon choix. Ils ont certainement mieux à faire. Au contraire, l'outil doit contribuer à leur productivité. Cela doit leur permettre de gagner du temps et non d'en perdre.

Étape 3 : Vérifier l'interconnectivité et compatibilité

Votre logiciel de conciergerie ne doit pas fonctionner en vase clos. Il doit impérativement pouvoir communiquer avec votre PMS (Property Management System) et d'autres logiciels déjà en place. A savoir le CRM, la gestion des tâches, etc.

Certains logiciels proposent des API (interfaces de programmation) pour assurer une connexion fluide entre différents outils. Donc, avant même de vous engager, vérifiez les logiciels avec lesquels votre outil peut être connecté. Parlez-en au fournisseur. Cela vous évitera d'être piégé dans une solution qui ne s'adapte pas à l'évolution de vos besoins futurs.

Étape 4 : Choisir un logiciel de conciergerie en conformité avec le RGPD

Ne jouez pas avec le feu. Le logiciel que vous choisirez devra être conforme aux réglementations en vigueur, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Assurez-vous que les informations clients sont protégées, avec des accès sécurisés (identifiants personnels, authentification multifacteur). Il vous faut également un logiciel qui propose des sauvegardes régulières.

Étape 5 : Assurez-vous d'un bon retour sur investissement

Le choix d'un logiciel de conciergerie représente un investissement considérable même pour une grosse boîte. Il doit donc générer un retour sur investissement clair. C'est-à-dire améliorer l'efficacité de vos équipes, optimiser l'expérience client et faciliter les ventes additionnelles. En gros, le logiciel doit vous aider à augmenter vos revenus.

De ce fait, faites un calcul précis des gains potentiels :

• temps économisé,

• nombre de réservations supplémentaires générées,

• satisfaction client améliorée.

Gardez à l'esprit que l'investissement ne s'arrête pas à l'achat du logiciel. Il y a souvent des coûts supplémentaires à prendre en compte. Les licences utilisateur, options supplémentaires, mises à jour payantes, etc., en font généralement partie.

Optez pour un logiciel évolutif et adapté

En plus de ceux qui ont été énoncés ici, il se peut que vous vouliez vous assurer de la réputation de l'éditeur et donc de sa pérennité. Il se peut aussi que vous ayez besoin d'un service client disponible et réactif. Certaines entreprises demandent même à être accompagnées au départ pour mieux utiliser l'outil et en tirer profit avec une formation pour le personnel. Vous l'aurez compris, trouver un logiciel dédié à la gestion de la conciergerie pour un hôtel doit se faire après une analyse minutieuse de vos réels exigences.