Choisir une solution ERP : tout ce qu'il faut savoir !

L'ERP constitue le siège de la gestion des données au sein d'une entreprise. Elle permet de gérer la comptabilité, la gestion commerciale, les ressources humaines, etc., avec plus d'efficacité. Cet outil peut permettre à une entreprise de s'élargir lorsqu'il est bien choisi. Inversement, un mauvais choix peut contribuer à entraver la bonne marche de la société.

Afin de pouvoir bénéficier pleinement de ce précieux outil de gestion, vous devez réellement vous initier à l'univers des logiciels ERP. Découvrez dans ce mini-guide tout ce qu'il faut savoir.

Qu'est-ce qu'un logiciel ERP ?

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel qui s'occupe de la gestion des données indispensables à la bonne marche d'une société. Cet outil est également connu sous l'acronyme PGI (Progiciel de Gestion Intégré).

En d'autres termes, une solution ERP fluidifie la communication et l'échange des informations au sein d'une entreprise. Elle se décline donc comme une solution au service de sa croissance.

L'application est développée par un éditeur ou une agence spécialisée dans la conception, la réalisation, et le maintien dudit logiciel. Il revient ensuite à l'intégrateur de le mettre en place chez le client qui en a fait la commande.

Quels sont les différents types de logiciels ERP ?

Sur le marché, on peut recenser quatre types de logiciels ERP : l'ERP généraliste, l'ERP spécialisé, l'ERP open source et l'ERP en mode SaaS.

L'ERP généraliste

Les ERP de type généralistes sont des logiciels uniques qui proposent de nombreuses fonctionnalités basiques. Ils apportent des réponses utiles à l'ensemble des besoins de la société et peuvent être utilisés dans plusieurs secteurs d'activités. Toutefois, ils ne permettent pas d'ajouter des modules complémentaires.

L'ERP spécialisé

Ces logiciels sont conçus pour apporter des solutions spécifiques à des problèmes rencontrés au sein d'un secteur d'activité en particulier. Ces secteurs sont les suivants : la santé, la pharmacie, l'agroalimentaire, le commerce, la biologie, la logistique, etc. Néanmoins, ces systèmes offrent aux utilisateurs des options de personnalisations très limitées.

L'ERP open source

L'ERP open source est un logiciel particulièrement flexible qui n'impose par l'obtention d'une licence. Les ERP de ce type répondent efficacement aux besoins des PME et peuvent être modifiés afin de répondre aux besoins de l'entreprise. Ils sont abordables en matière de prix et se déclinent comme une solution adaptée aux PME.

L'ERP en mode SaaS

Les logiciels ERP de type SaaS (software as a service) sont des systèmes hébergés et exploités par un tiers en dehors de l'entreprise. Leur particularité est qu'ils sont accessibles par navigateur. Il n'est donc pas nécessaire de l'installer sur les ordinateurs de la société.

Consultez également notre article : Pourquoi opter pour la plateforme ERP Cloud de weclapp ?

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel ERP ?

Un logiciel ERP permet de centraliser et d'homogénéiser la gestion de l'entreprise sur les plans opérationnel et économique. Elle doit donc disposer de diverses fonctions prenant en charge :

• les commandes ;
• la facturation ;
• le contrôle des stocks ;
• les ressources humaines ;
• la gestion comptable ;
• la gestion commerciale, etc.

Vous devez donc prêter attention à la couverture fonctionnelle lors du choix de l'ERP afin de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Quels sont les critères pour bien choisir une solution ERP ?

Le choix d'un logiciel ERP est un passage déterminant pour le développement d'une entreprise. En effet, un mauvais choix peut entraîner de lourdes conséquences. Afin de faire le bon choix, il est essentiel de respecter certains critères.

Votre domaine d'activité

Le choix de votre logiciel ERP doit nécessairement prendre en compte votre secteur d'activité. L'analyse du champ opérationnel de votre entreprise vous permettra de savoir si vous avez besoin d'un ERP spécialisé ou d'un ERP généraliste.

Les besoins de votre entreprise

Ce paramètre est crucial dans le sens où il vous aide à déterminer les besoins auxquels le logiciel de gestion devra répondre. Il s'agit donc d'identifier les forces et les faiblesses du système actuel afin d'effectuer les réglages qui s'imposent. Vous pouvez y parvenir en distribuant des questionnaires à vos collaborateurs afin d'obtenir leurs avis.

Les dépenses à effectuer

Il est important d'avoir un aperçu des dépenses que vous aurez à effectuer lorsque vous décidez d'installer un logiciel ERP. Il serait fâcheux d'opter pour une solution qui à la longue ruinerait l'entreprise.

Informez-vous donc sur les coûts de chacune des étapes, de l'acquisition du logiciel au coût global de la détention sur une période de dix ans par exemple. Ces informations vous permettront de choisir la solution la plus adaptée à vos finances.

La facilité d'utilisation

L'ERP que vous voulez adopter se doit d'être facile à appréhender par les potentiels utilisateurs. Pensez donc à prendre en considération l'adaptation de ces derniers à une technologie pareille.

Mais en règle générale, l'adoption d'un nouveau logiciel au sein d'une entreprise demande du temps. Plus encore, il est nécessaire de former vos collègues de manière progressive à l'utilisation de l'outil. L'idéale est alors de choisir un ERP simple à maîtriser par toute l'entreprise.

L'adaptabilité et la durabilité

La flexibilité est un critère clé dans le choix de l'ERP à implémenter dans votre entreprise. Le logiciel doit être assez souple afin de pouvoir s'adapter efficacement à tout type de changement. Aussi, prenez soin de vous assurer de sa durabilité, car un bon ERP se doit de durer dans le temps.

Le type d'hébergement

Vous avez le choix entre le cloud ou le réseau de la société pour l'hébergement de l'ERP. Si vous optez pour le cloud, il faudra vous préparer à investir dans l'entretien, la mise à jour et la sauvegarde des données. De plus, vous devrez utiliser des serveurs assez puissants tout en vous assurant de l'efficacité du cloud que vous avez choisi.

Si vous décidez d'héberger l'ERP sur votre propre réseau, vous n'aurez pas à effectuer les dépenses liées à l'option précédente. Cependant, il faudra vous assurer que votre entreprise dispose des infrastructures nécessaires à la réalisation d'une telle opération.