Quels sites en ligne utiliser pour organiser un évènement professionnel ?

Les évènements professionnels représentent une partie importante de la stratégie de communication des entreprises. Ils favorisent leur promotion et contribuent par conséquent à leur développement. Qu'il s'agisse d'un salon professionnel, d'un séminaire ou d'une soirée d'entreprise, il est important de tout mettre en œuvre pour réussir son évènement.

Heureusement, il existe des sites web de planification d'évènements que vous pouvez utiliser pour mieux organiser votre évènement professionnel, si toutefois vous souhaitez déléguer cela. On vous propose de les découvrir dans cet article avant d'envisager des solutions alternatives.

Pourquoi privilégier les sites de gestion d'évènements tout-en-un ?

Il existe en ligne de nombreux sites qui proposent des solutions de gestion d'un projet d'organisation d'un évènement professionnel. Toutefois, si vous disposez d'un budget conséquent, il est certainement préférable de choisir ceux qui proposent des outils complets, afin d'organiser tout au même endroit.

Un site internet d'organisation d'évènements tout-en-un : de quoi s'agit-il ?

Un site web de planification d'évènements fonctionne comme toutes les plateformes d'organisation. Il est généralement conçu pour aider les utilisateurs à gérer plus facilement l'organisation d'un évènement. De ce fait, il intègre de nombreuses fonctionnalités qui seront utiles à chaque étape du processus (avant, pendant et après l'évènement).

Toutefois, notez que certains sites web d'organisation d'évènements professionnels sont orientés vers la gestion de tâches spécifiques et restreintes. Choisissez plutôt les plateformes les plus complètes, c'est-à-dire celles qui fournissent la majorité des outils requis pour bien planifier de A à Z tout type d'évènement.

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Pourquoi utiliser ce type de plateforme en ligne ?

Quel que soit le type d'évènement professionnel que l'on souhaite organiser, il existe de nombreux aspects à considérer. En premier lieu, il faut trouver des idées d'activités à effectuer et établir correctement le planning.

De plus, il faut établir le budget de l'évènement pour fixer si nécessaire le prix de la participation. Il faut également penser à coordonner les réservations (la vente des tickets notamment) et la communication autour de l'évènement. S'il s'agit d'un salon ou d'un séminaire en extérieur, il faut veiller à choisir correctement l'emplacement et le dispositif à mettre en place.

En revanche, même si ce sont des professionels, essayez de penser aux détails et de vérifier au préalable les avis clients ! Pensez aussi au fait que vous aurez peut-être besoin d'installer un barnum professionnel pour assurer le confort des participants. Autant de tâches qui rendent l'organisation d'un évènement stressant et complexe. En utilisant une plateforme de gestion, vous les centralisez pour ne rien laisser vous échapper.

Eventtia et Evendrive : deux plateformes d'organisation d'évènements de A à Z que vous pouvez utiliser

Eventtia et Evendrive font partie des meilleures plateformes en ligne d'organisation d'évènements tout-en-un. Eventtia est le partenaire évènementiel de nombreuses grandes marques comme Coca-Cola, Nestlé et Kaspersky. Evendrive travaille quant à elle avec des organisations comme la Société Générale SA et Ubisoft.

Des fonctionnalités avant l'évènement

Ces deux plateformes présentent une interface conviviale qui rend leur utilisation très facile et très agréable. Encore plus intéressant, elles vous permettent d'organiser des évènements professionnels présentiels, virtuels ou les deux à la fois. Vous pouvez les utiliser pour effectuer les tâches suivantes :

• activation des inscriptions en ligne ;
• campagnes marketing email/SMS ciblées ;
• création de plusieurs profils de participants ;
• conception d'une expérience de networking ;
• création et administration du site internet de l'évènement.

Ce sont toutes les principales fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer votre évènement professionnel.

Des fonctionnalités pendant et après l'évènement

Les fonctionnalités proposées vous permettent de créer des sondages, de partager des vidéos et de créer des groupes de discussion au cours de l'évènement. Vous pouvez aussi mettre vos sponsors en avant et créer des formulaires de capture de lead pour recueillir les coordonnées des participants.

Les deux sites vous donnent accès à des tableaux de bord pour obtenir les chiffres clés que vous pouvez analyser pour améliorer vos futurs évènements. Vous pouvez même créer des enquêtes de satisfaction pour mesurer l'impact de votre évènement.

Cerise sur le gâteau, vous bénéficiez de l'assistance de nombreux spécialistes dans le domaine de l'organisation d'évènements professionnels.

Eventbrite : un site pour créer vos évènements professionnels en quelques clics

Contrairement aux deux exemples précédents, Eventbrite est une plateforme qui se limite à la gestion de la phase pré-évènementielle. Elle ne couvre donc pas l'intégralité du cycle de vie de l'évènement. Toutefois, c'est le site web idéal pour organiser un salon ou un séminaire en quelques clics.

Il permet principalement de vendre des billets, de gérer les inscriptions et de faire la promotion des évènements. Pour créer un évènement sur Eventbrite, il suffit de renseigner les informations relatives à celui-ci, de créer les billets, puis de créer un formulaire d'inscription.

Après avoir fourni toutes les informations nécessaires, le site web de votre évènement est automatiquement généré. Pour faciliter le marketing, la plateforme propose l'intégration avec des programmes comme Mailchimp, HubSpot et Facebook.

Splash : une plateforme pour optimiser la communication autour de votre évènement

Splash est également une plateforme en ligne que vous pouvez utiliser pour organiser un évènement professionnel. Elle est essentiellement tournée vers le volet marketing évènementiel. C'est la raison pour laquelle elle propose l'intégration avec des outils marketing comme Salesforce, Marketo et Slack.

L'objectif est de vous aider à bien définir votre persona et à atteindre facilement votre public cible. Lisez cet article pour découvrir les astuces pour y arriver. Vous pourrez donc envoyer des emails de suivi et partager vos invitations sur les réseaux sociaux.

Par ailleurs, il est possible de créer plusieurs évènements à la fois sur le site internet de Splash et de les gérer à partir d'un tableau de bord. Vous pouvez aussi gérer facilement les inscriptions, la billetterie et le site web de votre évènement professionnel.