Événement hybride : définition et avantages

Avec la récente crise sanitaire, l'explosion des réseaux sociaux ou encore la montée en puissance de la dématérialisation des processus, le secteur de l'événementiel a vécu quelques rebondissements. Il a fallu s'adapter et créer de nouvelles manières de communiquer et de se réunir. L'événement hybride, ou phygital, a, pour cette raison, connu une recrudescence entre 2020 et 2021. Puisqu'il devient compliqué d'organiser de grands rassemblements, pourquoi ne pas offrir aux participants une expérience digitale ? C'est justement tout l'enjeu de ce que l'on appelle l'événement hybride. Explications. 

Qu'est-ce qu'un événement hybride ? 

Un événement hybride mélange digital et présentiel. C'est un rendez-vous palpable et en même temps virtuel. Autrement dit, il tient place dans un espace géographiquement déterminé et compte des intervenants ainsi que des spectateurs. Toutefois, il est diffusé simultanément en ligne, touchant ainsi une audience plus vaste. Finalement, c'est une rencontre physique avec une dimension digitale, qui permet à l'ensemble des invités de profiter du même contenu, mais aussi du même degré d'interaction.

À l'heure actuelle, on recense différentes sortes de manifestations hybrides : des congrès, des séminaires d'entreprise, des conférences, des ateliers, etc. Malgré les idées reçues, sachez qu'organiser une réunion connectée ne nécessite aucune technologie haut de gamme. Si les mots tels que 3D, intelligence artificielle ou encore hologrammes vous mettent mal à l'aise, soyez rassuré ! Pour mettre en place votre rencontre, vous n'aurez besoin que d'une solide connexion Internet. 

Loin d'être une modeste rediffusion d'événements physiques en version numérique, l'événement hybride combine les deux formats. Les participants peuvent alors y contribuer en direct ou à distance selon leurs disponibilités et leurs obligations.

Pour quelles raisons organiser une manifestation hybride ?

Les raisons d'élaborer un événement hybride sont multiples. Elles peuvent vous être imposées ou répondre à une simple stratégie d'entreprise. 

Voici quelques situations qui pourraient vous contraindre à préparer un événement phygital :

• l'arrivée d'une crise sanitaire qui restreint le nombre de participants ;
• l'éloignement géographique des invités ;
• la volonté d'organiser un événement écoresponsable, qui limite l'empreinte carbone en diminuant les déplacements, les déchets, la location de mobiliers, etc. ;
• le rationnement du nombre de convives par le site de réception ;
• le budget serré, etc. 

D'une façon générale, les événements en ligne permettent de réduire les coûts, tout en apportant davantage de flexibilité. Ils vous offrent l'opportunité de toucher une cible plus large et de maintenir l'engagement de vos clients, de votre communauté ou de vos collaborateurs.

Les avantages de créer un événement phygital

Vous l'aurez compris, la manifestation hybride combine des invités qui sont présents sur place, et d'autres qui s'y joignent virtuellement. En ce sens, c'est le moyen rêvé de toucher une audience plus large et d'augmenter le taux de participation. Les convives, en effet, seront davantage investis s'ils n'ont pas à gérer l'organisation de leurs transports ou de leurs réservations d'hôtels, par exemple.

De la même façon, vous améliorez l'engagement pour votre structure. Il est possible de faire intervenir l'ensemble de vos partenaires, qu'ils soient présents physiquement ou non. Avec les avancées technologiques récentes, il est aisé de maintenir les interactions entre le présentateur et son auditoire physique ou virtuel.

Outre cela, organiser un événement phygital est un moyen de diminuer les coûts. Vous pouvez louer une salle plus petite et avoir recours à moins de fournisseurs extérieurs. La partie virtuelle, quant à elle, n'engage que très peu de frais. 

Autre atout, en tant qu'organisateur, vous bénéficiez de plus de souplesse et de simplicité dans l'agencement de votre événement. En cas de crise sanitaire nécessitant le respect des mesures barrières, comme la COVID-19 par exemple, il est plus aisé de conserver les distances de sécurité. 

Les clés pour réussir ce type de rencontres connectées

Orchestrer un événement hybride impose néanmoins d'établir une stratégie digitale performante, qui générera des interactions et de l'engagement de la part de l'ensemble des participants. Vous devez donc miser sur des supports de présentation pertinents, des animations virtuelles engageantes (quizz, votes, sondages, questions et réponses, etc.) ainsi qu'une présentation dynamique. Bien sûr, il est également complémentaire et indispensable de faire appel à une plateforme de gestion d'événements virtuels afin de maximiser l'attrait de votre manifestation.

Vous devez appuyer sur l'engagement et la participation de vos invités à toutes les étapes du processus. Il faut, certes, générer des inscriptions, mais aussi s'assurer que les personnes soient bien présentes le moment voulu. Instaurer une stratégie de teasing, envoyer des rappels par SMS afin de réduire le nombre de no-show, donner la possibilité d'enregistrer la date de l'événement dans l'agenda du participant ou encore créer un site Internet dédié sont autant de façons de réussir votre rencontre connectée. 

En bref, l'événement hybride nécessite une bonne organisation pour être efficace et performant en ligne, mais aussi hors ligne. Vous devez être particulièrement créatif afin d'insuffler une vraie valeur ajoutée à ce type de manifestation mixte. Finalement, pour que cette rencontre soit un succès, l'essentiel est de miser sur du matériel digital de qualité tout en offrant une expérience unique à vos invités.