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Pour limiter la consommation de papier, de matériel d'impression (cartouches, imprimantes…), et de transport (l'envoi par la Poste et son affranchissement), la solution de la facture électronique s'impose naturellement. Certes, elle nécessite l'utilisation d'électricité, comme toute solution numérique, mais, en France, l'énergie électrique est décarbonée à 97%.
Du reste, l'économie réalisée sur l'alimentation électrique du matériel d'impression et sur l'énergie nécessaire à l'alternative matérielle (encre, enveloppe, papier, timbre, logistique…) contrebalance nettement cet impact.
Les avantages écologiques des services de dématérialisation
La facturation électronique s'inscrit dans une transition numérique durable et s'accompagne souvent d'autres solutions de dématérialisation : Gestion électronique des documents (GED), archivage électronique, coffre-fort numérique… qui sont complémentaires et modulaires.
La sécurisation des données, la simplification, le gain de temps et de productivité sont d'autres avantages non négligeables à mettre au crédit de ces nouveaux outils de la transition numérique.
Ces solutions sont très adaptées au télétravail qui offre lui-même de nombreux avantages sur le plan environnemental : moins de trajets, de bouchons et donc de pollution et d'émissions de gaz à effet de serre.
Il faut donc prendre en compte l'ensemble des changements organisationnels et de mode de vie pour mesurer l'impact écologique global, car, à terme, le télétravail c'est également moins de bureaux nécessaires et donc moins de constructions de locaux professionnels et des économies sur leur consommation respective en énergie (chauffage, éclairage…) qui sont souvent plus importantes que celle d'un logement privé.
Réglementation de la facturation électronique.
La facture électronique va bientôt et progressivement devenir obligatoire pour toutes les entreprises. Selon leur taille, cette obligation va entrer en vigueur entre 2024 et 2026 pour les PME. D'or et déjà, depuis le 1er janvier 2020, ce format est demandé aux entreprises pour leur facturation à destination du secteur public: https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises
Papier ou dématérialisée, la facture client doit respecter certaines règles :
Les factures clients sont obligatoires lors de la vente de marchandises ou prestation de services entre entreprises. Le vendeur doit fournir une facture à son client dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. Ce document est une pièce comptable justificative de délivrance d'un bien ou d'un service, contenant entre autre les montants de TVA déductible et TVA collectée.
La facture client doit être émise en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver un exemplaire. Les factures peuvent être utilisées en justice à la fois par le client comme preuve d'achat, ou preuve de paiement mais également comme pièce justificative comptable. Ainsi, il est conseillé de conserver ce document à minima pendant le délai maximum de prescription, soit 10 ans à partir de la clôture de l'exercice fiscal.
La législation s'est adaptée aux pratiques modernes de transmission des factures clients. La dématérialisation fiscale de factures clients permet de supprimer le papier et ainsi obtenir des économies pour les entreprises émettrices. Tout comme la facture papier, le « double électronique » de la facture client doit être conservée pendant 10 ans avec des garanties « d'authenticité, d'intégrité et de pérennité »
La conservation des factures électroniques.
Quel est l'intérêt de la facture électronique (rapatriement, consultation et conservation factures)? Pourquoi le passage à la facture électronique peut vous faciliter la vie ? Comment votre coffre-fort numérique peut vous faciliter leur gestion?
La conservation de facture est une corvée pour tout le monde. Rares sont les personnes qui se prêtent au classement des factures avec décontraction. Vous pouvez rapidement vous retrouver perdu face à la multitude de fournisseurs, d'espaces clients, d'identifiants, de mot de passe et probablement l'oubli de codes d'accès pour vous connecter.
La conservation des factures dans un espace dédié s'avère être la meilleure solution. Le coffre-fort numérique vous facilitera la conservation sécurisée et pérenne de vos factures.
La fonctionnalité « facteur électronique » rapatriera automatiquement vos factures électroniques. Plus besoin de vous connecter à vos différents espaces personnels pour les consulter.
Dorénavant, elles seront automatiquement classées dans votre coffre-fort numérique. Si vous êtes titulaire d'un CFN, vous pouvez paramétrer plusieurs facteurs électroniques qui se chargeront de rapatrier automatiquement vos factures fournisseurs, EDF, etc.
Vous trouverez sur cette page l'ensemble des fonctionnalités (stockage, ajouter d'un facturier, horodatage, recherche par différents critères…) et des avantages de ce service : https://www.archivage-numerique.fr/facture-electronique
En résumé, il s'agit d'un processus simplifié pour une conservation de factures sécurisée dans le temps :
- Connectez-vous à votre coffre-fort numérique
- Paramétrez vos facteurs électroniques en choisissant vos fournisseurs
- Consultez directement vos factures électroniques classées dans votre coffre-fort numérique
Toutes vos factures sont maintenant classées et sécurisées dans un même endroit.
Vous pouvez également archiver sur la CFN des documents scannés (bulletins de paie, photocopies de pièces d'identité…) tout comme des documents numériques (fichiers Word ou Excel, photo…).
Le service est accessible 24/24h et 7/7j. Vous avez accès à votre espace et à vos documents à n'importe quel moment et de n'importe où avec vos identifiants et mots de passe.
Ce service sera bientôt incontournable, car obligatoire, mais ses avantages sont réels et nombreux tant sur le plan environnemental, qu'économique ou pratique. Dès lors, on peut recommander aux professionnels de ne pas attendre que la réglementation les rattrape pour bénéficier de cette solution.
